Применение программы контроля исполнения документов "Одним взглядом".

Программа может использоваться различными способами, в зависимости от технической оснащенности организации, технологии ведения работы с документами, а также личных предпочтений делопроизводителей и исполнителей.

1. Автономное использование.

   Этот способ является единственно возможным при отсутствии в организации локальной вычислительной сети или компьютеров у исполнителей. Программа устанавливается на компьютер делопроизводителю (секретарю), который осуществляет ее эксплуатацию в полном объеме. Делопроизводитель лично напоминает ответственным сотрудникам о неисполненных документах и контролирует сроки их исполнения.

   Функции делопроизводителя:

   • ввод карточек документов;
   • уведомление исполнителей;
   • контроль исполнения, предоставление по запросам руководства отчетов и контрольных списков;
   • снятие документов с контроля. 

2. Сетевое использование делопроизводителями.

   Если, при наличии сети, решено использовать программу только делопроизводителями для обеспечения их работы с единой базой документов, программа устанавливается на нескольких компьютерах. На каждом рабочем месте может работать делопроизводитель (секретарь), который, как и в предыдущем случае, все функции контроля исполняет лично.

   Функции делопроизводителя те же, что и при работе в автономном режиме.

3. Сетевое использование с привлечением исполнителей.

   В этом варианте программа устанавливается, по возможности, всем участникам процесса документооборота. Делопроизводители (секретари) осуществляют ввод карточек документов и отписывают их, исходя из резолюции руководящего лица, исполнителям. Если исполнитель является лишь промежуточным звеном, после ознакомления его с документом можно занести фамилию исполнителя в список согласования и назначить нового исполнителя. Обычно, документ спускается в отдел, сотрудники которого и будут ответственны за его исполнение.

   Начальник отдела может организовать работу разными способами:

   1. Для отписанных ему документов начальник отдела назначает в карточке документа фактического исполнителя , который при запуске программы со своего рабочего места увидит новый документ в личном списке. В таком случае, начальнику отдела можно назначить права на работу с документами отдела, а сотрудникам отдела - на работу только с личными документами. Если не все сотрудники имеют компьютеры на своих рабочих местах, можно организовать работу даже на одном компьютере, так как каждый сотрудник входит в программу со своим паролем и будет видеть только те документы, которые определены его правами.

      Коротко: начальник отписывает документы своим подчиненным и ведет контроль, сотрудники отдела исполняют документы и снимают их с учета.

   2. Начальник отдела может назначить одного из своих сотрудников лицом, ответственным за контроль исполнения документов в отделе. Этого сотрудника нужно наделить правами, позволяющими снимать с контроля документы отдела. В этом случае, ответственный сотрудник выполяет всю работу по контролю исполнения документов и снятию их с учета. Начальник отдела периодически требует отчеты и контрольные списки или с помощью программы лично осуществляет визуальный контроль за положением дел.

      Коротко: все делает ответственный сотрудник, начальник отдела осуществляет контроль.

   3. Начальник отдела может взять всю работу по контролю на себя. В этом случае, он помимо контроля исполнения документов сотрудниками отдела, лично снимает исполненные документы с учета в программе.

      Коротко: начальник работает с программой лично.

      Функции делопроизводителя:

      • ввод карточек документов;
      • контроль исполнения, предоставление по запросам руководства отчетов и контрольных списков;
      • передача документов уволенных (находящихся в командировках, отпусках и т.п.) сотрудников другим исполнителям.

      Функции исполнителя:

      • контроль исполнения документов (личных или отдела), при необходимости, формирование отчетов и контрольных списков документов (личных или отдела);
      • снятие документов с контроля.
      • назначение фактического исполнителя документа (при наличии прав);
      • передача документов уволенных (находящихся в командировках, отпусках и т.п.) сотрудников другим исполнителям.