Благодаря цветовой метке документа в зависимости от его статуса, исполнитель, буквально одним взглядом, может определить какие документы просрочены, на исполнение каких еще есть время, какие документы отписаны только для ознакомления, какие исполнены всрок. 

Делопроизводители и исполнители могут работать одновременно, не мешая друг другу. Если в организации нет локальной компьютерной сети, можно использовать программу в автономном режиме на компьютере делопроизводителя или секретаря. 

Исполнитель видит документ в списке неисполненных сразу после регистрации его делопроизводителем. Также, сразу после того, как исполнитель снимет документ с контроля, он не будет появляться в списке неисполненных документов на компьютере делопроизводителя и не будет попадать в отчеты по неисполненным документам. 

Возможность снимать с учета документ самим исполнителем значительно снижает нагрузку на делопроизводителя.  

Нет необходимости запоминать последний номер документа – программа назначит номер документа автоматически, исходя из номера последнего зарегистрированного документа. Кроме этого, для исходящих документов можно произвести поиск номера последнего документа с учетом кода отдела и даты документа. 

Разделение картотеки документов на разделы позволяет более гибко настраивать доступ нескольких делопроизводителей к содержимому картотеки. Каждый делопроизводитель может, в зависимости от назначенных ему прав и собственных настроек, работать только с документами своего раздела или со всей картотекой. Кроме этого, применение разделов целесообразно и в случаях, когда необходимо иметь несколько шаблонов номера документа, так как для каждого раздела имеется возможность назначить свой шаблон. 

Для сокращения времени ввода данных используются несколько инструментов. Словари помогают вместо полного набора поля ввести только одну-две первые буквы, по которым будет произведен поиск сохраненного в словаре значения. Словарь фраз, например, позволяет быстро заполнять поле резолюции наиболее часто используемыми предложениями. Поля дат можно заполнять с помощью электронного календарика, вызываемого нажатием правой кнопки мыши на поле даты. Линейка кнопок с датами дней последней недели позволяет одним нажатием ввести дату исполнения документа при снятии его с учета. 

При необходимости можно сохранять в карточке ссылку на файл, содержащий сам документ. Открыть файл можно прямо из программы, независимо от его типа (текст, таблица, рисунок, видео, звук и т.д.). 

Для того, чтобы из карточки сотрудника перейти в список отписанных ему документов, нет необходимости входить в главное меню программы и формировать условие для выборки. Достаточно всего лишь выбрать соответствующую команду из дополнительного меню карточки сотрудника. Точно также, из карточки документа можно быстро перейти к его контрольным записям. 

Программа позволяет работать с документами, исполняемыми периодически. Для этого при регистрации документа необходимо лишь указать периодичность его исполнения. После снятия такого документа с учета программа автоматически сгенерирует для него новую контрольную запись с новым сроком исполнения, пересчитанным с учетом периодичности исполнения. 

Программа располагает мощным инструментарием для поиска нужной информации. Для сокращения времени построения условия поиска можно установить курсор в поле с нужным значением и выбрать команду поиска/фильтрации по образцу. 

Зачастую делопроизводителю приходится формировать различные списки по запросу начальства. Программа позволяет формировать списки отделов, сотрудников, документов, контрольных записей исполнения, отобранных по любым условиям. После отбора данных можно определить, какие поля нужны в списке, какие необходимо “спрятать”, назначить ширину и положение колонок, задать дополнительные фильтры и сортировку, ввести заголовок и подпись списка. Все эти настройки можно сохранить, чтобы при очередном формировании подобного списка не настраивать его вид повторно. 

Списки открываются в том виде и с той сортировкой, которые определены разработчиком. Однако, есть возможность сразу получать список в удобном для пользователя виде. При установке соответствующего признака в окне настройки программы сохраненный ранее вид списка, определенный как вид по умолчанию, будет грузиться при открытии списка автоматически. Кроме этого, имеется возможность автоматически устанавливать сортировку документов по их номеру с учетом маски номера, что позволяет упорядочивать документы непосредственно по их номерам независимо от используемых шаблонов номера. 

Подготовленные списки можно выводить на любой принтер, доступный на компьютере. Кроме этого, если стандартный формат списка чем-то не устраивает, список можно переслать в программы MS Word и MS Excel. Дальнейшее форматирование списков производится с использованием широких возможностей этих программ. 

Кроме формирования списков, имеется возможность распечатать карточку отдельного документа, в которой наряду с атрибутами документа выводится и содержимое контрольных записей по его исполнению.  

Каждый сотрудник может быстро получить суммарные цифровые данные об исполнении документов отписанных ему лично или в его отдел. Кроме этого, делопроизводитель имеет возможность формировать различные отчеты, позволяющие проанализировать нагрузку на отделы и исполнителей, их исполнительскую дисциплину, характер обрабатываемых документов за определенный период времени. 

Все действия с базой данных в программе персонализированы, благодаря парольному входу в программу. Всегда можно узнать, кто зарегистрировал документ, кто правил его последним. В зависимости от прав пользователя, назначаемых администратором системы, исполнители имеют различные возможности в работе с документами и получении информации. 

Чтобы при увольнении сотрудника документы, отписанные ему, не “подвисли”, нет необходимости переназначать исполнителя вручную. В программе есть специальная функция, выполняющая эту работу автоматически. 

Для упрощения работы со списками документов при больших объемах информации есть возможность перевести неактуальные для текущей работы документы в архив. Это позволяет сократить количество записей в рабочей базе данных и не только облегчеает, но и ускоряет работу. 

Для любой базы данных пропадание электропитания во время работы с ней чревато частичной или полной потерей информации. В программе имеются инструменты для восстановления работоспособности базы данных в таких ситуациях. И все же, не забывайте периодически создавать страховочные копии данных! 

Каждый пользователь может настроить программу с учетом его личных потребностей. Кроме этого, программа запоминает исполнителя, работавшего с программой на конкретном компьютере последним, поэтому при запуске программы пользователю нет необходимости искать в списке свою фамилию для ввода пароля. 

Если наименования полей, установленные по умолчанию, не устраивают, можно изменить их по своему усмотрению. Эти изменения отобразятся в списках, карточках и отчетах. 

Программа позволяет работать с несколькими списками одновременно, легко переключаясь между ними. Эта возможность полезна, в первую очередь, делопроизводителям (секретарям). 

Практически все команды, выполняемые в окне списка нажатием соответствующих кнопок, можно исполнить с помощью клавиатуры. В случае интенсивного ввода данных, это дает существенную экономию времени работы делопроизводителя.  

В случае сбоев в работе программы, которые могут возникнуть, например, по причине технической неисправности оборудования, есть возможность провести обслуживание базы данных для устранения ошибок. 

Если необходимо отследить “движение” документа к исполнителю, делопроизводитель можеть заполнить список согласования, в котором перечисляются все должностные лица, ознакомленные с документом. 

При удалении документа он не уничтожается, а лишь переносится из рабочего списка в архив. Если необходимо сразу перевести в архив большое количество документов, для экономии времени можно воспользоваться специальной функцией, перемещающей записи в архив по диапазону дат документов. 

При удалении карточек сотрудников программа осуществляет контроль на наличие в базе данных отписаных этому сотруднику документов. Однако, если несмотря на предупреждения, карточка сотрудника будет удалена, то отписанные ему документы будут обезличены, то есть в карточке такого документа поле исполнителя будет пустым. Для поиска таких документов в программе существует специальная функция. 

Независимо от того, какая раскладка установлена на компьютере по умолчанию, при загрузке программа может включать русскую раскладку клавиатуры автоматически.