О программе контроля исполнения документов "Одним взглядом", или как бороться с неисполненными документами.

Даже у самого большого руководителя есть свой начальник, который не любит, когда его распоряжения исполняются с опозданием или вовсе забываются. Обычный выход - ведение журнала документов, в котором делаются записи об их поступлении и исполнении. Все хорошо, пока ... все хорошо. Но, просматривая записи, Вы пропустили всего одну, но очень важную. И получили большие неприятности из-за невыполнения документа, срок которого истек еще месяц назад. Или, исполнив документ, Вы забыли сделать запись в журнале. Или сделали запись, но ошиблись строкой. Или... И всплывает все это, как обычно, в самый неподходящий момент, когда времени не хватает даже на чашечку любимого кофе. В общем, забот хватает. А легко ли найти в журнале нужный документ? Легко ли составить список документов, исполненных за последний месяц отдельным исполнителем? Легко ли подсчитать, сколько вообще числится неисполненных документов на сегодняшний день?

Так сколько же нужно сил и времени, чтобы заниматься учетом исполнения документов? Да, в общем-то, совсем немного. Нужно лишь доверить это дело программе "Одним взглядом", и Ваш делопроизводитель всегда будет иметь достоверную информацию о состоянии дел с исполнительской дисциплиной в организации. Причем, в очень наглядном виде.

Просроченные, "горячие" и с терпящими сроками документы определяются, без преувеличения, одним взглядом. Нужно только вызвать список неисполненных документов, строки в котором выделяются по правилу светофора - красным, желтым и зеленым цветами, в зависимости от статуса документа. Останется лишь напомнить нерадивым исполнителям об их забывчивости или поставить соответствующую отметку, если документ исполнен.

Если же в Вашей организации есть локальная сеть, то и напоминать ничего не надо. Исполнитель, не сходя со своего рабочего места, будет иметь на экране своего компьютера подобный список документов, только лично для себя или своего отдела. Снять с учета исполненный документ он сможет самостоятельно.

И, что очень важно, используя механизмы ускоренного ввода информации, существующие в программе, не нужно тратить много времени на регистрацию документов в системе. А снятие документа с учета и вовсе производится за считанные секунды.

Для документов, исполняемых периодически, укажите, как часто он исполняется. И все! Когда документ будет исполнен, программа, сохранив информацию об исполнении, создаст для него новую запись с очередным сроком исполнения.

С помощью программы можно формировать и выводить на печать практически любые списки документов. Только неисполненные по конкретному отделу? Исполненные за последний месяц приказы? Поступившие в этом году телеграммы? Нет проблем! Если Вы забыли, какие бумажные документы необходимо вернуть в вышестоящую инстанцию, или в каком деле хранится бумажная копия исполненного документа, программа тоже Вам поможет. Настроить же вид списка Вы сможете так, как захотите. Оставьте в списке только необходимые колонки, спрятав остальные, и установите их очередность и ширину. Если же Вам нужно "что-то особенного", есть возможность переслать список в MS Word и MS Excel. И редактируйте на здоровье!

Отыскать нужные документы можно очень быстро, зная хотя бы часть информации о них. Уже сформированный по результатам поиска список можно отфильтровать по дополнительным условиям. Главное - знать, что Вы ищете, и тогда обязательно найдете.

Если Вы хотите знать, как нагрузка по исполнению документов распределяется по отделам, кто из исполнителей лучше или хуже других справляется со своими обязанностями, документы какого вида приходится исполнять чаще остальных, воспользуйтесь возможностями статистического анализа.

Увольняется сотрудник - передайте его документы другому, пару раз щелкнув мышкой. Их новый хозяин познакомится с ними при следующем же входе в программу.

Это, конечно, не все. Можно упомянуть о наличии архива документов, о парольной системе доступа в программу, о сервисных функциях по автоматическому обслуживанию базы данных...

Экономия времени сотрудников, простота работы, эффективность системы контроля - вот что такое программа "Одним взглядом"! И все это проверено в работе.

Первая реакция исполнителя после установки программы на его компьютер, обычно, такова: "Никогда не подумал бы, что у меня столько документов еще не исполнено! Про некоторые я и вовсе не помню!"

ИНФОРМАЦИЯ К РАЗМЫШЛЕНИЮ. В настоящее время разработаны модули для исходящих, входящих и собственных документов организации. В перспективе будет возможна пересылка карточек документов и результатов их исполнения от головного подразделения организации подчиненным и наоборот, что позволит существенно сократить время ввода данных в программу, а также позволит проводить вертикальный автоматизированный контроль исполнения документов в крупных организациях. Планируется добавить возможность создания собственных картотек произвольной тематики, что позволит использовать программу для контроля дел, событий и т.п. При наличии достаточного количества заявок на перевод комплекса в архитектуру клиент-сервер, будет подготовлена версия программы на основе СУБД MS SQL 2000.